Vertrauensschadenversicherung
Warum lohnt sich der Abschluss einer Vertrauensschadenversicherung?
Zum Erfolg eines Unternehmens tragen im Wesentlichen die Mitarbeiter bei. Sie halten den „Betrieb am Laufen“, sorgen für reibungslose Abläufe, setzen sich dafür ein, dass die Kunden zufrieden sind und repräsentieren das Unternehmen nach außen. Umso wichtiger ist es da, dass sich der Chef auf seine Mitarbeiter verlassen und auf ihre Loyalität vertrauen kann.
Dem ist leider nicht immer so. Immer häufiger werden Fälle bekannt, bei denen Mitarbeiter das Vertrauen ihrer Vorgesetzten missbrauchen und sich damit sogar strafbar machen. So werden zum Beispiel vertrauliche Daten an Dritte weitergegeben, Gelder veruntreut oder unterschlagen und auch Firmeninventar oder hochwertige Lagerbestände entwendet. Mitarbeiterkriminalität ist ein häufig unterschätztes Risiko, das auf jeder Ebene eines Unternehmens geschehen kann und das jährlich unternehmerische Schäden in Milliardenhöhe verursacht. Die Dunkelziffer an Schäden, die durch Vertrauensmissbrauch durch Mitarbeiter verursacht werden, dürfte noch deutlich höher liegen. Viele Unternehmen scheuen sich jedoch aus Angst vor einer schlechten Reputation diese publik zu machen.
Bislang noch wenig populär, dennoch eine ernst zu nehmende Versicherung ist die Vertrauensschadenversicherung. Diese Versicherung ersetzt nicht nur dem Unternehmen selbst den durch die unredliche Handlung eines Mitarbeiters entstandenen Schaden, sondern kommt darüber hinaus auch für Schadensersatzansprüche von Dritten auf, sofern diese ihre Ursache im Vertrauensschaden des Mitarbeiters haben.
Eine Vertrauensschadenversicherung kann sich für jedes Unternehmen gleich welcher Größe lohnen. Schwarze Schafe unter den Mitarbeiten kann es überall geben: Bei größeren Unternehmen ist dabei möglicherweise das schlechte Gewissen durch eine höhere Anonymisierung weniger stark ausgeprägt, sich auf Kosten anderer zu bereichern. Kleine Unternehmen haben eventuell wenig bis keine Sicherheitsmaßnahmen getroffen, so dass es ein Kinderspiel ist, den Betrieb zu hintergehen. Und ein Chef schaut seinen Angestellten schließlich immer nur „vor den Kopf“, wie es sprichwörtlich heißt. Selbst tadellose Bewerbungsunterlagen, ein seriöser Eindruck oder eine langjährige vertrauliche Zusammenarbeit garantieren nicht die Loyalität eines Mitarbeiters. Möglicherweise handelt dieser sogar aus einer persönlichen finanziellen Notsituation heraus oder wird von Dritten unter Druck gesetzt beziehungsweise erpresst. Es gibt viele Möglichkeiten, warum ein Angestellter eine Straftat bei seinem Arbeitgeber begeht. Eine Absicherung mit der Vertrauensschadenversicherung kann ein Unternehmen vor den hohen finanziellen Folgekosten der Wirtschaftskriminalität schützen und bei einem schnellen Ausgleich von Schadensersatzansprüchen von Dritten auch helfen, den guten Ruf des Unternehmens zu bewahren. Eine Vertrauensschadenversicherung leistet übrigens auch dann, wenn keine Strafanzeige gegen den betreffenden Mitarbeiter gestellt wird.
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Welche Schäden sind im Rahmen einer Vertrauensschadenversicherung mitversichert?
Grundsätzlich übernimmt die Vertrauensschadenversicherung zwei Arten von Schäden:
- Vermögensschäden, die dem Unternehmen selbst entstanden sind
- Schäden, die Dritten infolge der Straftat der Vertrauensperson entstanden sind
Eine Vertrauensschadenversicherung leistet dabei für folgende Vertrauensschäden von Mitarbeitern oder anderen Vertrauenspersonen, die vorsätzlich und unerlaubt begangen wurden, zum Beispiel
- Sabotage
- Diebstahl
- Unterschlagung
- Betrug
- Geheimnisverrat
- Veruntreuung von Geldern
- Spionage
- Urkundenfälschung
- Datenmanipulation
- arglistige Täuschung
- Fälschung
Zu den versicherten Mitarbeitern einer Vertrauensschadenversicherung gehören
- Festangestellte
- freie Mitarbeiter
- Aushilfen
- Auszubildende
- Praktikanten
- Zeitarbeiter
- externe Dienstleister, zum Beispiel Sicherheitspersonal oder Reinigungskräfte
- Subunternehmer
- Geschäftsführer, Aufsichtsräte, Vorstandsmitglieder, sofern sie nicht mehr als 15 Prozent Beteiligung am Unternehmen besitzen
- sämtliche Filialen und Tochtergesellschaften
Weiterhin sind vielfach auch Schäden in der Vertrauensschadenversicherung eingeschlossen, die von außenstehenden Dritten verursacht wurden
- Hackerangriffe
- Täuschungsschäden
- Verrat von Betriebsgeheimnissen
- Raub und Diebstahl
Mögliche Schadensbeispiele sind:
- Ein festangestellter Mitarbeiter gibt ein geheimes Produktmuster unerlaubt an die Konkurrenz weiter. Diese kopiert das Produkt und bringt es zuerst auf den Markt. Nicht nur das Unternehmen selbst erleidet nun Umsatzeinbußen, sondern auch die beauftragte Marketingagentur, die wesentlich an der Konzeptentwicklung beteiligt war.
- Der Buchhalter eines Unternehmens überweist sich monatlich kleinere Geldbeträge auf sein eigenes Konto. Um nicht aufzufallen, manipuliert er die Datensätze und Konten seines Arbeitgebers.
- Der Auszubildende hat die Aufgabe, den Lagerbestand an Tablets zu überprüfen. Dabei entwendet er heimlich ein hochwertiges Gerät.
- Ein Manager fälscht Rechnungen für imaginäre Leistungen oder beliefert erfundene Kunden.
Was sollte ich beachten, bevor ich eine Vertrauensschadenversicherung abschließe?
Bevor Sie eine Vertrauensschadenversicherung abschließen, sollten Sie die eigenen Sicherheitsmaßnahmen in Bezug auf die Mitarbeiter im Unternehmen einer eingehenden Prüfung unterziehen. Vielfach ist der Abschluss einer Vertrauensschadenversicherung überhaupt erst möglich, sofern einige Aspekte in puncto Sicherheit erfüllt sind. Dazu können zum Beispiel gehören:
- Vor der Einstellung eines Mitarbeiters muss eine Einstiegsüberprüfung stattfinden. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise nur dann als Vertrauensperson in die Vertrauensschadenversicherung eingeschlossen werden, wenn er kein Vorstrafenregister aufweist.
- Zahlungsentscheidungen dürfen immer nur von mindestens zwei Mitarbeitern getroffen werden.
- Das Unternehmen sollte einer strengen Aufgabenaufteilung unterliegen, so dass kein Mitarbeiter einen Vorgang von Beginn bis zum Ende allein ausführt.
- Die Mitarbeiter sollten geschult sein und es müssen Sicherheitshandbücher geführt werden.
- Das Unternehmen hat einen Sicherheitsbeauftragten und/oder eine eigene Revisionsabteilung.
- Die EDV-Programme sind durch Firewalls, Anti-Virenprogramme und Passwörter ausreichend geschützt.
Hierbei hängt es von der Größe und Struktur des Unternehmens ab, ob tatsächlich alle Voraussetzungen erfüllt werden müssen. Grundvoraussetzung bei allen Versicherern ist jedoch die „weiße Weste“ einer Vertrauensperson. Versichert werden kann nur, wer bislang nicht vorbestraft ist. Gibt es nachweislich Lücken bei der Sicherheit, kann der Versicherer der Vertrauensschadenversicherung das Unternehmen ablehnen. Bei bereits bestehender Absicherung einer Vertrauensschadenversicherung besteht das Risiko, dass eine Kostenübernahme aufgrund von Eigenverschulden abgelehnt wird.
Eine Vertrauensschadenversicherung gewährleistet zwar Versicherungsschutz für sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens, ausgenommen sind jedoch Geschäftsführer, Aufsichtsräte und Vorstände mit mehr als 20 Prozent Unternehmensbeteiligung. In dem Falle ist davon auszugehen, dass sich die betreffende Person mit dem Vertrauensmissbrauch durch die hohe Eigenbeteiligung am Unternehmen auch selber schaden würde. Eine spezielle Absicherung für Manager in Führungspositionen bietet als Alternative die D&O Versicherung (Directors and Officers). Diese haftet zwar nicht bei Vorsatz, jedoch bei grob fahrlässigem Verhalten und schützt das Unternehmen bei eigenen Vermögensschäden sowie Schadensersatzansprüchen und von Dritten.
Welche Leistungen sind bei einer Vertrauensschadenversicherung im Schadensfall mit inbegriffen?
Wer eine Vertrauensschadenversicherung abschließt, hat im Schadensfall Anspruch auf folgende Leistungen:
- die Übernahme der unmittelbaren Vermögensschäden, die dem eigenen Unternehmen entstanden sind, sowie jene, die aus Schadensersatzansprüchen von Dritten resultieren
- die Kostenübernahme für die Schadensermittlung
- die Kosten für die Herstellung von Daten, Datenträgern und Dateien (zum Beispiel nach Hackerangriffen)
- die Kosten für einen PR-Berater (optional): Ein PR-Berater soll den Imageverlust eines Unternehmens minimieren beziehungsweise den guten Ruf wiederherstellen.
- die Kosten für die Rechtsverfolgung und die rechtliche Abwehr von Forderungen von Dritten
Welche Leistungen sind bei einer Vertrauensschadenversicherung im Schadensfall nicht mit inbegriffen?
Im Allgemeinen übernimmt eine Vertrauensschadenversicherung alle Leistungen, die exakt in der Versicherungspolice aufgeführt wurden. Kurzum: Was nicht schriftlich festgehalten wurde, ist auch nicht in der Vertrauensschadenversicherung versichert. Weiterhin gibt es allgemeine Leistungsausschlüsse, für die eine Vertrauensschadenversicherung grundsätzlich keine Kosten übernimmt:
- Personenschäden
- mittelbare Schäden, wie beispielsweise Zinsverluste, entgangener Gewinn, Ordnungsstrafen oder Betriebsunterbrechungen
- Straftaten, die durch nicht vertrauenswürdige Personen begangen wurden (zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter bereits wegen Vermögensdelikten vorbestraft ist) Ausnahme: Der Versicherte hatte nachweislich keinerlei Kenntnis davon.
- Straftaten von persönlich haftenden Gesellschaftern mit mehr als 20 Prozent Beteiligung am Unternehmen
- Schäden, die auf Fahrlässigkeit oder auf grober Fahrlässigkeit beruhen
- Schäden, die durch eine andere Versicherung abgedeckt werden könnten, zum Beispiel eine Betriebsunterbrechungsversicherung, eine Einbruchdiebstahlversicherung oder eine Elektronikversicherung. Es besteht selbst dann kein Anspruch auf Leistungen der Vertrauensschadenversicherung, wenn das Unternehmen die betreffende Versicherung gar nicht abgeschlossen hat (sogenannte Subsidiaritätsklausel).
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Was sollte ich tun, wenn ein Schadensfall eintritt?
Im ersten Moment ist es für jeden Chef mit Sicherheit ein Schock, wenn sich herausstellt, dass der eigene Mitarbeiter mit seiner illegalen Handlung einen Vertrauensmissbrauch begangen hat. Zu der persönlichen Enttäuschung und der Tatsache, dass man sich in einem bislang zuverlässlichen Menschen getäuscht hat, kommt zusätzlich der finanzielle Schaden. Damit die Vertrauensschadenversicherung für die entstandenen Kosten aufkommt, gilt es im Schadensfall wie folgt zu handeln.
Informieren Sie unverzüglich nach Bekanntwerden der Mitarbeiterkriminalität Ihre Vertrauensschadenversicherung. Dies ist sowohl telefonisch über eine meist 24 Stunden zur Verfügung stehende Hotline möglich als auch über ein Online-Formular, welches auf den Internetseiten des jeweiligen Anbieters bereitgestellt wird. Eine Entschädigungszahlung setzt dabei grundsätzlich voraus, dass sowohl Grund als auch Höhe des Schadens dem Versicherungsnehmer der Vertrauensschadenversicherung bekannt sind. Für den Nachweis reicht den meisten Versicherern ein schriftliches Schuldanerkenntnis der Vertrauensperson in Form eines sogenannten Schuldtitels mit Rechtskraft oder einer notariellen Urkunde. Bei Schäden durch eine Vertrauensperson muss dabei in der Regel keine Strafanzeige gestellt werden. Sollte die kriminelle Handlung jedoch von einem Dritten begangen worden sein, zum Beispiel ein Hackerangriff, verlangen einige Versicherer den Nachweis einer offiziellen Strafanzeige. Eine Vertrauensschadenversicherung erbringt ihre Leistungen auch dann, wenn der Täter nicht bekannt ist. In dem Fall ist jedoch zwingend der Nachweis einer Strafanzeige erforderlich.
Nach der ersten Meldung bei der Vertrauensschadenversicherung erhält der Versicherungsnehmer ein Schadensformular, in dem er detaillierte Angaben zum Schadensfall erbringen muss, zum Beispiel
- zur Höhe und zum Umfang des Schadens
- zum Grund des Schadens (Betrug, Sabotage, etc.)
- zur Art des Schadens (Eigenschaden oder Fremdschaden)
- zum Schadensverursacher (Vertrauensperson oder Dritter)
- eine Beschreibung des Tathergangs
- zu den involvierten Behörden (zum Beispiel Polizei)
- das Schuldanerkenntnis
- die Strafanzeige
- die offiziellen Unterlagen oder Ermittlungsergebnisse
Die Vertrauensschadenversicherung prüft daraufhin, ob der Versicherungsnehmer Anspruch auf Leistungen aus der Vertrauensschadenversicherung hat. Sie behält sich zudem das Recht vor, auf eigene Kosten weitere Ermittlungen vorzunehmen und im Zweifelsfall einen Sachverständigen zu beauftragen. Im Falle einer berechtigten Forderung reguliert die Vertrauensschadenversicherung den Schadensfall im Rahmen der versicherten Leistungen.
Wann setzt der Versicherungsschutz der Vertrauensschadenversicherung ein?
Der Versicherungsschutz für die Vertrauensschadenversicherung setzt mit dem Vertragsabschluss der Versicherungspolice sowie der Zahlung der ersten Prämie ein. Die Vereinbarung einer Wartezeit ist bei der Vertrauensschadenversicherung nicht üblich. Sofern ein Neuabschluss vor dem Hintergrund eines Tarifwechsels erfolgt, lässt sich der Versicherungsbeginn individuell auch vertraglich nach hinten verschieben, um einen möglichst übergangslosen Versicherungsschutz der Vertrauensschadenversicherung zu gewährleisten.
Einen Leistungsanspruch hat der Versicherungsnehmer der Vertrauensschadenversicherung dann für die Dauer der vertraglich geregelten Laufzeit, welche mindestens ein Jahr beträgt. Individuelle Absprachen sind möglich. Sollte eine Vertrauensperson während der Laufzeit aus dem Betrieb ausscheiden, besteht übrigens noch bis zu ein Jahr Versicherungsschutz.
Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, die Inanspruchnahme der Leistungen der Vertrauensschadenversicherung zeitlich über die jeweilige Laufzeit hinaus sowohl nach vorne als auch nach hinten zu dehnen, um auch Schäden abzudecken, die zeitlich verzögert auftreten. Dafür bieten die meisten Anbieter folgende Zusatzklauseln:
- die Rückhaftung: Eine Rückhaftung wird gewährt, wenn der Grund des Schadens für die Vertrauensschadenversicherung bereits zu einem Zeitpunkt in der Vergangenheit liegt, zu dem noch kein Versicherungsschutz bestand. Relevant für die Gültigkeit der Rückhaftung ist jedoch, dass der Schaden erst im Versicherungszeitraum als solcher erkannt wird.
- die Nachhaftung: Eine Nachhaftung kommt dann zum Tragen, wenn die Ursache des Schadens im Versicherungszeitraum zu suchen ist, dieser jedoch nach Ende der Laufzeit offensichtlich wird.
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Wie hoch sollte die Deckungssumme der Vertrauensschadenversicherung sein?
Die Deckungssumme der Vertrauensschadenversicherung ist keine pauschale Größe und in ihrer Festlegung nicht immer ganz einfach. Bei der Berechnung der individuellen Deckungssumme eines Unternehmens sollte das jeweilige unternehmerische Risikopotential immer im Vordergrund stehen. Dieses Risikopotential ergibt sich aus
- der Größe des Unternehmens
- der Anzahl der Mitarbeiter und der Subunternehmer
- dem Umsatz des Unternehmens
- dem Umfang an vertraulichen Daten
- der Menge an materiellen Wertgegenständen im Unternehmen
- den jeweiligen Sicherheitsvorkehrungen
Grundsätzlich sollte die Deckungssumme immer ausreichend hoch gewählt werden, damit bei einem Schaden größeren Ausmaßes tatsächlich sämtliche entstehende Kosten für eigene Schäden sowie Schadensersatzansprüche von Dritten von der Vertrauensschadenversicherung beglichen werden können. Der Rat eines kompetenten Versicherungsexperten sollte bei der Kalkulation der Deckungssumme einer Vertrauensschadenversicherung immer eingeholt werden.
Nach welchen Faktoren wird der Beitrag zur Vertrauensschadenversicherung berechnet?
Der Beitrag für die Vertrauensschadenversicherung wird grundlegend von der Deckungssumme beeinflusst und richtet sich damit auch nach
- der Größe und Art des Unternehmens
- der Anzahl der versicherten Mitarbeiter
- dem damit verbundenen Risikopotential des Unternehmens
Zusätzlich tragen weitere allgemeine Faktoren zur Beitragsberechnung der Vertrauensschadenversicherung bei. Dazu gehören
- der Umfang an Leistungen, die das Unternehmen im Schadensfall in Anspruch nehmen möchte.
- der Umfang an Schäden, die über die Vertrauensschadenversicherung abgesichert sind.
- die Höhe einer möglichen Selbstbeteiligung: Wird eine Selbstbeteiligung vereinbart, so zahlt der Versicherungsnehmer der Vertrauensschadenversicherung im Schadensfall diese Eigenbeteiligung bis zur maximalen Selbstbeteiligungsgrenze. Fällt der Schaden höher aus, übernimmt die Vertrauensschadenversicherung den Rest.
- die Dauer der Laufzeit: Je länger die vereinbarte Laufzeit, desto geringer wird in der Regel der Beitrag zur Vertrauensschadenversicherung ausfallen.
- die Zahlungsmodalitäten: Wer seine Beiträge zur Vertrauensschadenversicherung jährlich im Voraus zahlt, wird mit geringeren Beiträgen rechnen können als bei einer monatlichen Zahlungsweise.
- zusätzliche Vereinbarungen, zum Beispiel die Nach- oder die Rückhaftung
- mögliche Rabatte, zum Beispiel beim gleichzeitigen Abschluss einer Manager D&O Versicherung
Welchen Nutzen hat ein Vergleich der Vertrauensschadenversicherung für mich?
Als noch relativ junges und bislang unbekanntes Versicherungsprodukt auf dem Markt, gibt es bis dato nur eine überschaubare Anzahl an Versicherungen, die eine Vertrauensschadenversicherung anbieten. Das sind
- Euler Hermes als Tochtergesellschaft der Allianz (Marktführer)
- R&V
- Zurich
- Axa
- Chubb
- Chartis
Eine zögerliche Nachfrage der Unternehmen veranlasst dabei die Versicherer regelmäßig dazu, den Tarif der Vertrauensschadenversicherung für potentielle Kunden attraktiver zu gestalten. Ein höherer Leistungsumfang, inkludierte Zusatzleistungen, wie die Rückhaftung, aber auch geringere Beiträge sind die Folge. Vor diesem Hintergrund gestaltet sich ein regelmäßiger Vergleich einer Vertrauensschadenversicherung für jedes Unternehmen als unbedingt empfehlenswert.
Online Vergleichsrechner bieten dabei für einen umfassenden Tarifvergleich der Vertrauensschadenversicherung eine effektive Möglichkeit. Hierbei wird nicht nur der Tarif einer Vertrauensschadenversicherung mit dem günstigsten Beitrag ermittelt, sondern der Tarif, der den jeweiligen Anforderungen im Hinblick auf Leistungsumfang, Deckungssumme und Schadensabdeckung entsprechend den attraktivsten Beitrag bietet. Ziel des Unternehmens sollte dabei immer ein optimaler Versicherungsschutz zum bestmöglichen Preis-Leistungsverhältnis sein.
Da das eigene Risikopotential nicht immer leicht zu ermitteln ist, kann darüber hinaus ein Versicherungsexperte, zum Beispiel telefonisch, beratend zur Seite stehen und eine individuelle Bedarfsanalyse vornehmen, damit am Ende die Wahl auf die jeweils „beste“ Vertrauensschadenversicherung fällt.
Kann ich die Versicherungsbeiträge von der Steuer absetzen?
Die Versicherungsbeiträge für die Vertrauensschadenversicherung können Unternehmen bei der jährlichen Steuererklärung angeben. Dabei ist es unerheblich, dass ein Bestandteil der Vertrauensschadenversicherung als Haftpflichtversicherung gegen Schadensersatzansprüche von Dritten fungiert und der andere vergleichbar mit einer Betriebsinhaltsversicherung als Absicherung gegen Eigenschäden ist. Grundsätzlich bietet die Vertrauensschadenversicherung dem versicherten Unternehmen Schutz vor Schäden und gilt damit als Vorsorgeaufwendung, welche als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden kann.
Sollte der Betrieb dagegen Leistungen aus der Vertrauensschadenversicherung beziehen, so müssen diese auch versteuert werden.
Worauf muss ich bei der Kündigung meiner Vertrauensschadenversicherung achten?
Die Kündigung einer Vertrauensschadenversicherung muss der Versicherungsnehmer dem Unternehmen in schriftlicher Form mitteilen. Diese kann immer zum Ende der im Vertrag festgelegten Laufzeit mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten erfolgen. Erfolgt keine Kündigung, verlängert sich die Police der Vertrauensschadenversicherung automatisch um ein weiteres Jahr.
Weiterhin besteht die Möglichkeit einer außerordentlichen Kündigung der Vertrauensschadenversicherung, zum Beispiel bei einer Erhöhung der Beiträge oder nach dem Eintreten eines Versicherungsfalls. In dem Fall beträgt die Kündigungsfrist nur einen Monat und kann auf Wunsch des Versicherungsnehmers auch zeitlich nach hinten verschoben werden. Wichtig ist jedoch, dass die schriftliche Kündigung unmittelbar nach Abschluss der Verhandlungen über die Entschädigungspflicht erfolgt.
Übrigens besitzt auch das Versicherungsunternehmen einer Vertrauensschadenversicherung das Recht, die Police zu kündigen. Es gelten dieselben Fristen.
Worauf muss ich bei einem Wechsel meiner Vertrauensschadenversicherung achten?
Ein Wechsel der Vertrauensschadenversicherung kann sich für den Versicherten im Hinblick auf eine günstigere Beitragsstruktur oder einen erhöhten Leistungsumfang grundsätzlich immer lohnen. Aus diesem Grund sollten Sie das Marktangebot an Tarifen stets im Blick haben, um von besseren Konditionen einer Vertrauensschadenversicherung zu profitieren.
Dabei ist jedoch zu beachten, dass ein Wechsel der Vertrauensschadenversicherung immer nur dann erfolgen sollte, wenn die bestehende Police gekündigt werden kann. Dies ist grundsätzlich zum Ende der Laufzeit oder nach Eintreten eines Versicherungsfalls möglich. Wer die Kündigungsfristen nicht beachtet und dennoch einen neuen Vertrag zur Vertrauensschadenversicherung abschließt, riskiert eine Doppelversicherung und damit eine finanzielle Doppelbelastung. Andersherum sollte eine Kündigung immer nur dann erfolgen, wenn bereits ein adäquater Ersatz einer Vertrauensschadenversicherung vorhanden ist. Liegt eine zeitliche Lücke zwischen einem Wechsel, besteht eine Unterversicherung, so dass im Schadensfall kein Anspruch auf Leistungen der Vertrauensschadenversicherung besteht.